Retningslinjer for firmahytte: komplett mal dere kan kopiere

Ferdig mal for vedtekter og bruksregler for firmahytte. Ti paragrafer med eksempeltekst dere kan tilpasse, fra formål og fordeling til egenandel, avbestilling og dokumentasjon.

Hvorfor firmahytta trenger skriftlige regler

De fleste firmahytter starter uten regelverk. Det går fint en stund, helt til den første uenigheten: Hvem har egentlig fortrinn i påsken? Må man vaske selv? Kan man ta med hunden? Hvem betaler for den ødelagte sofaen?

Skriftlige retningslinjer løser dette på to måter. Praktisk, fordi spørsmålene er besvart før de stilles. Og formelt, fordi vedtekter er et av vilkårene for at firmahytta skal være et skattefritt velferdstiltak. Skatteetaten forventer at bruken er regulert skriftlig — hvem som kan bruke hytta, hvordan periodene fordeles og hva som gjelder praktisk. Bakgrunnen finner du i Skatteregler for firmahytte.

Under finner du en komplett mal. Den er skrevet for å kunne kopieres rett inn i et dokument, med hakeparenteser der dere fyller inn deres egne verdier. Stryk det som ikke passer.

Malen er et utgangspunkt, ikke juridisk rådgivning. Er ordningen stor eller sammensatt, la regnskapsfører eller advokat se over den ferdige teksten.

Malen

§ 1 Formål

Hytta i [sted] eies/leies av [bedriftens navn] og stilles til disposisjon for selskapets ansatte som et velferdstiltak. Formålet er å gi alle ansatte mulighet til rimelig ferie og fritid på like vilkår.

Ordningen administreres av [stilling/rolle, f.eks. HR-sjef], heretter kalt hytteansvarlig.

§ 2 Hvem kan bruke hytta

Følgende kan søke om opphold:

• alle fast ansatte i [bedriftens navn]
• midlertidig ansatte og vikarer med sammenhengende ansettelse på minst [3] måneder
• [eventuelt: pensjonister som har gått av fra selskapet]
• [eventuelt: ansatte i datterselskap / samarbeidende selskap]

Alle ansatte har lik rett til å søke, uavhengig av stilling, avdeling, ansiennitet og arbeidssted. Det gis ikke fortrinnsrett til ledelse, eiere eller enkeltavdelinger.

Den ansatte må selv delta på oppholdet. Hytta kan ikke lånes bort eller fremleies til andre.

§ 3 Perioder og sesonger

Hytta deles inn i to kategorier perioder:

Høysesong, som fordeles gjennom søknadsrunde: [vinterferien uke 8–9, påskeuken, fellesferien uke 27–31, romjul og nyttår].

Lavsesong, som består av øvrige uker og helger, og som bookes fortløpende av den enkelte.

En periode løper normalt fra [søndag kl. 16.00 til søndag kl. 12.00] i høysesong, og fra [fredag kl. 16.00 til søndag kl. 20.00] for helger i lavsesong.

§ 4 Søknad og fordeling av høysesong

Høysesongperioder fordeles slik:

1. Hytteansvarlig kunngjør søknadsrunden med frist minst [4] uker før fordelingen.
2. Den ansatte søker innen fristen og kan oppgi inntil [3] ønskede perioder i prioritert rekkefølge.
3. Alle søknader mottatt innen fristen er likestilte. Tidspunktet for innsending har ingen betydning.
4. Overstiger antall søkere antall plasser, avgjøres tildelingen ved loddtrekning.
5. Ansatte som ikke har fått tildelt høysesongperiode de siste [2] årene, trekkes først. Deretter trekkes øvrige søkere.
6. Ingen kan tildeles samme høytid [påske eller romjul] to år på rad dersom det finnes andre søkere til perioden.
7. Hver ansatt kan tildeles maksimalt [1] høysesongperiode per år.

Resultatet kunngjøres samlet til alle søkere innen [1] uke etter fristen. Perioder som ikke fordeles, legges ut til fortløpende booking for alle ansatte.

Søknadsrunder gjennomføres normalt i [oktober] for vinterferie, påske og romjul, og i [februar] for fellesferien.

§ 5 Booking i lavsesong

Ledige perioder utenom høysesong bookes fortløpende etter førstemann til mølla, dog slik at ingen kan ha mer enn [2] fremtidige bookinger liggende samtidig.

§ 6 Egenandel

Det betales en egenandel på:

• [kr 0] per døgn i lavsesong
• [kr 0] per periode i høysesong
• [eventuelt: kr 0 per person over antall x]

Egenandelen dekker strøm, renhold av fellesarealer, forbruksmateriell og løpende vedlikehold. Den trekkes i lønn måneden etter oppholdet / faktureres ved booking.

Reiseutgifter til og fra hytta dekkes ikke av selskapet. Dekkes reise likevel i enkelttilfeller, innrapporteres dette som skattepliktig fordel for den ansatte.

§ 7 Avbestilling

Avbestilling meldes til hytteansvarlig så snart behovet er kjent.

• Avbestilling senest [4] uker før oppholdet: ingen egenandel.
• Avbestilling senere enn [4] uker før oppholdet: egenandelen belastes, med mindre perioden blir booket av andre.
• Manglende oppmøte uten melding: full egenandel, og det kan gi lavere prioritet i neste søknadsrunde.

Avbestilte perioder legges umiddelbart ut igjen til de øvrige ansatte.

§ 8 Praktiske regler for oppholdet

• Antall personer: maksimalt [x] personer overnatter samtidig.
• Gjester: den ansatte kan ta med familie og venner, men må selv være til stede under hele oppholdet.
• Husdyr: [tillatt / ikke tillatt]. [Ved tillatt: dyr skal ikke være i soverom eller sofa, og ekstra renhold påløper med kr 0.]
• Røyking: ikke tillatt innendørs.
• Ro: ta hensyn til naboer. [Eventuelt: stillhet etter kl. 23.00.]
• Ved og forbruksvarer: brukt ved fylles opp igjen, og tomme beholdere erstattes.
• Utvask: hytta forlates ryddig og rengjort etter sjekklisten som henger i gangen. [Eventuelt: fast utvask bestilles og dekkes av egenandelen.]
• Avreise: søppel tas med, vinduer lukkes, varmen settes ned til [10] grader, og hytta låses.

§ 9 Skader, tap og ansvar

Skader og mangler meldes til hytteansvarlig før avreise, også små ting. Den som melder fra blir ikke holdt ansvarlig for normal slitasje.

Skader som skyldes uaktsomhet eller brudd på disse reglene, kan kreves dekket av den ansatte, begrenset til [kr 0] per tilfelle. Selskapets forsikring dekker [omfang].

Den ansatte og dennes gjester oppholder seg på hytta på eget ansvar. Selskapet dekker ikke tap av personlige eiendeler.

§ 10 Dokumentasjon og forvaltning av ordningen

Hytteansvarlig fører løpende oversikt over søknader, tildelinger og faktisk bruk per ansatt. Oversikten oppbevares i minst [5] år og danner grunnlag for karensreglene i § 4 og for dokumentasjon av at hytta er likt tilgjengelig for alle ansatte.

Disse retningslinjene gjennomgås årlig av [ledergruppen / AMU / hytteutvalget], og endringer kunngjøres til alle ansatte før neste søknadsrunde.

Vedtatt av [organ] den [dato].

Fire ting folk glemmer i malen sin

Definisjonen av en periode. «Uke 8» høres presist ut helt til to familier møtes i innkjørselen søndag ettermiddag. Skriv klokkeslett.

Hva egenandelen faktisk dekker. Uten dette punktet kommer spørsmålet om strøm, ved og vaskehjelp tilbake hver eneste sesong.

Avbestillingsregelen. Dette er den paragrafen som gir mest igjen. Uten frist står hytta tom i påsken mens fem andre gjerne skulle vært der.

At bruken skal loggføres. Reglene i seg selv er ikke nok for skattefriheten. Dere må også kunne vise hva som faktisk skjedde. Det er § 10 som gjør dokumentasjonen mulig.

Fra dokument til praksis

Retningslinjene er verdt lite hvis de ligger i en PDF på intranettet mens fordelingen i praksis skjer i en e-posttråd.

Det er akkurat denne avstanden Hyttehubben Bedrift er laget for å fjerne: søknadsrunder med frist, trekning etter reglene dere har satt, karenshistorikk som følger med av seg selv, og en bruksoversikt per ansatt som er klar den dagen noen spør. Les mer og meld interesse her.

Skal dere først i gang, les også Slik fordeler dere firmahytta rettferdig mellom ansatte og Kjøpe eller leie firmahytte?.